Gestionale Property Management System

E’ il software cloud per gli affitti turistici ideale per Tour Operator, Agenzie Turistiche, Agenzie di Viaggio, Agenzie Immobiliari, Associazioni e Consorzi Turistici, Centri Booking e per tutti coloro che gestiscono un portafoglio di strutture ricettive.

Property Management System (PMS) è una soluzione gestionale ideata e realizzata appositamente per gli operatori professionali del turismo che permette di rispondere a tutte le problematiche presentate dalla gestione degli affitti turistici di strutture ricettive extra alberghiere. Il PMS di Magellano è veramente completo e riesce ad aiutarti a gestire il cliente in tutte le sue fasi, dal suo interesse prima della vacanza fino al suo rientro a casa dopo il soggiorno (recensioni) con le sue funzioni semplicissime da utilizzare: preventivo, richiesta di disponibilità, opzioni, prenotazioni, anticipi e saldi, arrivi, partenze, feedback, incassi e pagamenti, estratti conto agenzie e proprietari, fatturazione, statistiche periodiche.

Il planning di Magellano ti consente di tenere sempre aggiornate le disponibilità degli alloggi, le richieste, le opzioni e le prenotazioni. La sua forza è la semplicità di utilizzo per effettuare inserimenti, spostamenti, scambi, inserimento periodi non prenotabili, stop sales dei proprietari, modifica date di arrivo e partenza, ecc. Tutto questo collegato al Channel Manager (link) per aggiornare in tempo reale i portali dove hai pubblicato i tuoi alloggi e ovviamente anche il Booking engine del tuo sito. Una veloce funzione di ricerca ti consente di trovare immediatamente gli alloggi disponibili in base alle esigenze del cliente (date di soggiorno, area geografica, tipologia, categoria, posti letto, piscina, barrier free, ecc.). La gestione delle opzioni e delle prenotazioni è semplice e intuitiva, consente il calcolo automatico dell’importo finale considerando il periodo scelto (giorni o settimane), i listini dell’alloggio con i relativi cambi di stagionalità, il trattamento, i servizi aggiuntivi richiesti dal cliente, le promozioni, gli eventuali sconti e/o commissioni agenzia; vengono calcolati automaticamente anche l’anticipo ed il saldo con le relative scadenze di pagamento e vengono generati la conferma di prenotazione al cliente, la conferma al proprietario, il voucher , il contratto di affitto da inviare per posta elettronica.

Per ogni alloggio (villa, appartamento, camera, ecc.) è presente una vasta scheda informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici dell’alloggio stesso, le sue caratteristiche, la tipologia, l’area geografica, la categoria, la descrizione in lingua, i servizi interni ed esterni, i servizi a pagamento, le foto ed i listini. Il link alla pagina del sito internet, i periodi di affittabilità, le informazioni utili sulle località turistiche e le distanze dai servizi principali (aeroporto, stazione, negozi, mare, ecc.) completano la scheda dell’alloggio. La scheda sarà la stessa che potrai pubblicare sul tuo sito web e sui portali di prenotazione, un unico inserimento che ti fa risparmiare tempo e non ti fa commettere errori.

Un potente strumento del PMS di Magellano permette una gestione dei listini e dei prezzi in modo estremamente rapido e flessibile. Si possono gestire infiniti listini che possono essere giornalieri, settimanali, quindicinali e mensili, per persona o per alloggio, in valuta, con infiniti trattamenti, per agenzia, per proprietario. Potrai anche inserire i prezzi per i letti aggiuntivi, in base ai giorni di soggiorno oppure in base al numero delle persone.

Il PMS si occupa anche delle vostre Agenzie partner e lo fa partendo da un’anagrafica completa di dati utilizzabili per statistiche e per azioni di marketing, passando poi per la gestione dei listini o delle commissioni riservate, per arrivare poi alla gestione delle prenotazioni e all’emissione del voucher. Ovviamente non ci siamo dimenticati della fatturazione, delle scadenze, degli incassi e degli estratti conto.

Per la gestione del rapporto con i proprietari degli alloggi sono state realizzate una serie di funzioni che permettono la massima flessibilità; per ogni proprietario è possibile impostare il tipo di rapporto se a richiesta o vuoto per pieno. Se ti occorre memorizzare le spese sostenute per conto del proprietario, con Magellano puoi farlo. E puoi fare anche l’estratto conto con il riepilogo dei movimenti (soggiorni, anticipi, spese), il resoconto periodico, i pagamenti con le relative scadenze e la comunicazione degli arrivi. Non ultima la gestione della cedolare secca per conto del proprietario, calcolata automaticamente dal sistema per ciascuna prenotazione.

Per coloro che effettuano anche l'accoglienza del cliente sono presenti una serie di funzionalità sviluppate per rendere veloce e semplice il check-in. Sappiamo perfettamente quanto sia caotico l’arrivo del cliente soprattutto per coloro che hanno un giorno fisso di inizio soggiorno ed è per questo che abbiamo ottimizzato tutte le procedure necessarie per poter effettuare l’arrivo con pochi click. Dall’ elenco degli arrivi è possibile addebitare al cliente i servizi aggiuntivi (biancheria, pulizie finali, forfait consumi, ecc.), emettere un estratto conto con il saldo da pagare, gestire la cauzione con l’emissione di una ricevuta, stampare l’inventario dell’alloggio, memorizzare i contatori, registrare la schedina di notifica con possibilità di invio tramite Alloggiatiweb.

Il PMS di Magellano ti rende libero di gestire i documenti e le comunicazioni; con un semplice ma completo editor potrai creare dei templates in lingua oppure modificare quelli che ti forniamo in dotazione; alcuni esempi: conferma prenotazione, contratto, voucher, preventivo, sollecito di pagamento, ecc. Tutti i documenti possono generare un pdf e possono essere inviati per e-mail nella lingua del cliente.

Con Magellano non ti devi più ricordare degli incassi dei clienti o delle scadenze di pagamento dei proprietari, te lo ricorda lui ogni volta che fai il log in. Il PMS pensa anche ad inviare una mail per sollecitare il pagamento dell’anticipo o del saldo, ovviamente nella lingua del cliente.

Gli estratti conto con il riepilogo delle prenotazioni da inviare alle agenzie, il resoconto delle pratiche pagate o quelle ancora da pagare non sono un problema, un click e il tuo gestionale le ha già pronte per inviarle in pdf o per e-mail. Tutti i documenti possono generare un pdf e possono essere inviati per e-mail nella lingua del cliente.

Il PMS permette l’emissione e la gestione di una serie di documenti fiscali: fatture elettroniche, documenti commerciali(scontrini elettronici), note di credito per i clienti e/o per le agenzie. L'emissione delle fatture elettroniche può avvenire tramite semplice download della fattura in XML oppure utilizzando Magellano come provider per l'invio all'Agenzia delle Entrate. L'emissione degli scontrini elettronici avviene tramite il collegamento di Magellano con il vostro registratore di cassa.

Con la funzionalità Housekeeping è possibile organizzare facilmente le attività di preparazione, pulizia e cambio biancheria dei tuoi alloggi. Gli operatori hanno a disposizione una pratica app per Android e iOS per consultare giornalmente le attività da fare, e comunicano in tempo reale alla reception il completamento delle pulizie di ciascun alloggio.

Per ogni azienda risulta importante verificare l’andamento dell’attività passata ma avere anche previsioni per quella futura; Magellano fornisce un pacchetto di statistiche realizzate per fornire questi risultati, infatti è possibile richiedere, per il periodo desiderato, report clienti (nazionalità, categoria, canale di provenienza, ecc.), statistiche per alloggio (tipologia, area geografica, percentuale di occupazione giornaliera e settimanale), resoconti agenzie, totali mensili per competenza e statistiche proprietari. Per coloro che gestiscono anche il ricevimento del cliente, vengono generati importanti resoconti anche per i servizi aggiuntivi a pagamento addebitati (biancheria, pulizie finali, ecc.).

Le strutture che inserirai sul tuo PMS saranno le stesse che pubblicherai sui portali, sul Booking engine e sul sito, un unico inserimento e tanto risparmio di tempo. Ovviamente potrai decidere quali proprietà pubblicare su quali portali e se modificare il messaggio da comunicare (nome, contenuti, ecc.). I documenti fiscali sono personalizzabili sia nel layout che nel contenuto e quindi permettono di adattarsi a qualsiasi esigenza. N.b. le funzioni sono attivate in base ai moduli aggiuntivi facoltativi attivi.