Il Software per Affitti Turistici

Property Management System (PMS) è una procedura gestionale ideata e realizzata appositamente per le strutture ricettive extra alberghiere che permette di rispondere a tutte le problematiche presentate dalla gestione degli affitti turistici.

Il PMS di Magellano è veramente completo e riesce ad aiutarti a gestire il cliente dal suo interesse prima della vacanza fino al suo rientro a casa dopo il soggiorno (recensioni) con le sue funzioni semplicissime da utilizzare: preventivo, richiesta di disponibilità, opzioni, prenotazioni, anticipi e saldi, arrivi, schedine. Istat, addebito servizi a pagamento (extra) partenze, feedback, incassi e pagamenti, estratti conto agenzie e proprietari, ricevute e fatture, statistiche periodiche.

Il planning di Magellano ti consente di tenere sempre aggiornate le disponibilità degli alloggi, le richieste, le opzioni e le prenotazioni.

La sua forza è la semplicità di utilizzo per effettuare inserimenti, spostamenti, scambi, inserimento periodi non prenotabili, , modifica date di arrivo e partenza, ecc. Tutto questo collegato al Channel Manager (link) per aggiornare in tempo reale i portali dove hai pubblicato i tuoi alloggi e ovviamente anche il Booking engine del tuo sito.

La gestione delle opzioni e delle prenotazioni è semplice e intuitiva, consente il calcolo automatico dell’importo finale considerando il periodo scelto (giorni o settimane), i listini dell’alloggio con i relativi cambi di stagionalità, il trattamento, i servizi aggiuntivi richiesti dal cliente, le promozioni, gli eventuali sconti e/o commissioni agenzia; vengono calcolati automaticamente anche l’anticipo ed il saldo con le relative scadenze di pagamento e vengono generati la conferma di prenotazione al cliente, il voucher, il contratto di affitto da inviare per posta elettronica, ecc.

Per ogni alloggio (villa, appartamento, camera, ecc.) è presente una vasta scheda informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici dell’alloggio stesso, le sue caratteristiche, la tipologia, l’area geografica, la categoria, la descrizione in lingua, i servizi interni ed esterni, i servizi a pagamento, le foto ed i listini.

La scheda sarà la stessa che potrai pubblicare sul tuo sito web e sui portali di prenotazione, un unico inserimento che ti fa risparmiare tempo e non ti fa commettere errori.

Un potente strumento del PMS di Magellano permette una gestione dei listini e dei prezzi in modo estremamente rapido e flessibile.

Si possono gestire infiniti listini che possono essere giornalieri, settimanali, quindicinali e mensili, per persona o per alloggio, in valuta, con infiniti trattamenti, per agenzia, per proprietario. Potrai anche inserire i prezzi per i letti aggiuntivi, in base ai giorni di soggiorno oppure in base al numero delle persone.

Il PMS si occupa anche delle vostre Agenzie partner e lo fa partendo da un’anagrafica completa di dati utilizzabili per statistiche e per azioni di marketing, passando poi per la gestione dei listini o delle commissioni riservate, per arrivare poi alla gestione delle prenotazioni e all’emissione del voucher.

Ovviamente non ci siamo dimenticati della fatturazione, delle scadenze, degli incassi e degli estratti conto.

Particolare attenzione è stata prestata alla scheda del cliente perché sappiamo quanto sia importante catalogare più informazioni possibili da utilizzare per statistiche, per effettuare azioni di marketing o più semplicemente per evitare di inserire gli stessi dati più volte.

Abbiamo anche pensato a uno storico prenotazioni per visualizzare in ordine cronologico le visite precedenti del cliente con l’indicazione dell’alloggio, delle date di arrivo e partenza, l’importo pagato, ecc.; sono presenti anche i dati Istat del cliente e dei familiari che vengono utilizzati per l’emissione della schedina di notifica.

Per coloro che effettuano anche il ricevimento del cliente sono presenti una serie di funzionalità sviluppate per rendere veloce e semplice l’accoglienza. Sappiamo perfettamente quanto sia caotico l’arrivo del cliente soprattutto per coloro che hanno un giorno fisso di inizio soggiorno ed è per questo che abbiamo ottimizzato tutte le procedure necessarie per poter effettuare l’arrivo con pochi click.

Dall’ elenco degli arrivi è possibile addebitare al cliente i servizi aggiuntivi (biancheria, pulizie finali, forfait consumi, ecc.), emettere un estratto conto con il saldo da pagare, gestire la cauzione con l’emissione di una ricevuta, stampare l’inventario dell’alloggio, memorizzare i contatori, registrare la schedina di notifica con possibilità di invio tramite Alloggiatiweb.

Tanto tempo si dedica alla registrazione manuale delle schedine di notifica e molto di più per compilare i modelli Istat previsti per le strutture ricettive. Con Magellano tutto questo diventerà solo un brutto ricordo.

Le schedine di notifica vengono generate automaticamente prendendo le informazioni dalla scheda del cliente e vengono inviate alla Questura tramite Alloggiatiweb, inoltre è possibile la gestione della schedina online che consente al cliente stesso, già in fase di prenotazione, di compilare i dati suoi e dei familiari.

Il modello Istat C/59 (giornaliero) viene generato automaticamente e, dove previsto, viene inviato per via telematica.

Magellano prevede tutte le funzionalità per la gestione del soggiorno del cliente: lista arrivi, check-in, addebito servizi aggiuntivi, lista addebiti, lista partenze, check-out con emissione di estratti conto e documenti fiscali.

Altri strumenti molto utili sono: la lista della situazione degli alloggi per pianificare le pulizie, l’elenco dei compleanni dei clienti alloggiati, l’archiviazione della scheda del cliente ed il feedback da inviare al cliente per posta elettronica dopo il soggiorno per avere le sue opinioni ed i suoi commenti e per lasciare una recensione.

Il PMS di Magellano ti rende libero di gestire i documenti e le comunicazioni infatti con un semplice ma completo editor potrai creare dei templates in lingua oppure modificare quelli che ti forniamo in dotazione; alcuni esempi: conferma prenotazione, contratto, voucher, preventivo, sollecito di pagamento, ecc.

Tutti i documenti possono generare un pdf e possono essere inviati per e-mail nella lingua del cliente.

Con Magellano non ti devi più ricordare degli incassi dei clienti, te lo ricorda lui ogni volta che fai il log in.

Tutti i documenti possono generare un pdf e possono essere inviati per e-mail nella lingua del cliente.

Gli estratti conto con il riepilogo delle prenotazioni da inviare alle agenzie, il resoconto delle pratiche pagate o quelle ancora da pagare non sono un problema, un click e il tuo gestionale le ha già pronte per inviarle in pdf o per e-mail.

Il PMS permette l’emissione e la gestione di una serie di documenti fiscali: fatture elettroniche, documenti commerciali(scontrini elettronici), note di credito per i clienti e/o per le agenzie.

L'emissione delle fatture elettroniche può avvenire tramite semplice download della fattura in XML oppure utilizzando Magellano come provider per l'invio all'Agenzia delle Entrate.

L'emissione degli scontrini elettronici avviene tramite il collegamento di Magellano con il vostro registratore di cassa.

Con la funzionalità Housekeeping è possibile organizzare facilmente le attività di preparazione, pulizia e cambio biancheria dei tuoi alloggi.

Gli operatori hanno a disposizione una pratica app per Android e iOS per consultare giornalmente le attività da fare, e comunicano in tempo reale alla reception il completamento delle pulizie di ciascun alloggio.

Per ogni azienda risulta importante verificare l’andamento dell’attività passata ma avere anche previsioni per quella futura; Magellano fornisce un pacchetto di statistiche realizzate per fornire questi risultati, infatti è possibile richiedere, per il periodo desiderato, report clienti (nazionalità, categoria, canale di provenienza, ecc.), statistiche per alloggio (tipologia, area geografica, percentuale di occupazione giornaliera e settimanale), resoconti agenzie, totali mensili per competenza e statistiche proprietari.

Per coloro che gestiscono anche il ricevimento del cliente, vengono generati importanti resoconti anche per i servizi aggiuntivi a pagamento addebitati (biancheria, pulizie finali, ecc.).

Le strutture che inserirai sul tuo PMS saranno le stesse che pubblicherai sui portali, sul Booking engine e sul sito, un unico inserimento e tanto risparmio di tempo. Ovviamente potrai decidere quali proprietà pubblicare su quali portali e se modificare il messaggio da comunicare (nome, contenuti, ecc.).

Anche le disponibilità saranno perfettamente integrate con il Booking engine e il Channel Manager e quindi non avrai mai overbooking né dal tuo sito, né dai portali.

N.b. le funzioni sono attivate in base ai moduli aggiuntivi facoltativi attivi.